So funktioniert professionelle, schriftliche Kommunikation

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Richtige Anrede, korrekte Rechtschreibung und passender Schreibstil: So verleihen Sie Ihrer schriftlichen Kommunikation mehr Professionalität.

Täglich erreichen Sie zahlreiche E-Mails und Geschäftsbriefe, die Sie beantworten müssen. Bei der schriftlichen Kommunikation im Job müssen Sie jedoch einiges beachten von der korrekten Anrede bis hin zur Rechtschreibung. Lesen Sie, wie Sie Ihren E-Mails und Briefen mehr Professionalität verleihen.

Die E-Mail – schriftliche Kommunikation in Echtzeit

Das computereigene E-Mail-Programm teilt Ihnen beinahe im Minutentakt den Empfang neuer Nachrichten mit. Eine E-Mail ist in der Regel schnell geschrieben und noch schneller versendet. Trotzdem sollten Sie ein paar wesentliche Dinge beachten:

  1. Die Betreffzeile

    Weisen Sie bereits im Betreff auf den Inhalt der E-Mail  hin. Fassen Sie sich kurz und schreiben Sie das Wichtigste am Anfang. Viele Versandsysteme schneiden die Betreffzeile nach etwa 50 Zeichen ab. Durch einen konkreten Betreff findet der Adressat Ihre E-Mail später schnell wieder.

  2. Strukturiert und verständlich

    Die E-Mail ist eine besonders schnelle Art der schriftlichen Kommunikation. Auch wenn der Ton Ihrer geschäftlichen E-Mail etwas zwangloser sein kann als in einem offiziellen Geschäftsbrief, sollte der Text schnell und leicht lesbar sein. Der Empfänger muss den Inhalt schon beim ersten Überfliegen erfassen.

    Nehmen Sie sich also die Zeit, um Ihre E-Mail so verständlich wie möglich und so umfangreich wie nötig zu formulieren. Strukturieren Sie dazu den Text sinnvoll: Verwenden Sie Absätze und Listen, wenn sich diese anbieten. Auch gültige Umgangsformen wie eine freundliche Anrede, ein höflicher Ton sowie ein netter Gruß am Ende der E-Mail sollten selbstverständlich sein.  

  3. Die Signatur

    Denken Sie bei geschäftlichen E-Mails unbedingt an Ihre Signatur. Diese digitale Visitenkarte macht eine E-Mail persönlicher und zeigt dem Empfänger, wer sein Ansprechpartner ist und wie er Sie auf direktem Wege, auch telefonisch, erreichen kann.

Der Geschäftsbrief – formelle schriftliche Kommunikation

Wesentlich formeller als eine E-Mail ist ein Geschäftsbrief, den Sie persönlich signieren und per Post verschicken. Wie Sie diesen optimal gestalten, erfahren Sie hier:

  1. Die Anrede

    Verwenden Sie die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ nur dann, wenn Ihnen der Empfänger des Briefes nicht bekannt ist. Wenn Sie den Namen kennen, gehören auch die akademischen Titel in der richtigen Reihenfolge dazu, zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Prof. Dr. Meier“. Besteht der Kontakt schon eine Zeit lang, darf auch die Anrede etwas persönlicher ausfallen: „Guten Tag Frau Meier“, „Liebe Frau Meier“.

  2. Der Stil

    Verfassen Sie einen Geschäftsbrief immer sachlich und kundenorientiert. Gehen Sie auf den Empfänger ein und sprechen Sie ihn mit „Sie-Formulierungen“ direkt an. Das ist verbindlich und zeigt, das dieser im Mittelpunkt steht. Verzichten Sie dagegen auf Sätze, in denen zu oft „Wir“ und „Ich“ vorkommen.

    Verwenden Sie zudem keine veralteten Floskeln  wie „Hiermit schicken wir Ihnen…“. Besser ist „heute erhalten Sie …“. Fassen Sie sich kurz und langweilen Sie den Leser nicht mit Nebensächlichkeiten und Fakten, die ihn nicht betreffen.

    Die übliche Grußformel  am Ende einer professionellen schriftlichen Kommunikation ist „Mit freundlichen Grüßen“.

  3. Der Satzbau

    Schreiben Sie kurze, präzise Sätze  – komplizierte Schachtelsätze sind wie in jeder anderen schriftlichen Kommunikation tabu. Formulieren Sie möglichst aktiv  statt passiv und verzichten Sie auf den Konjunktiv. So beugen Sie auch am besten Missverständnissen vor.

    Wichtig: Lesen Sie Ihren Geschäftsbrief zum Schluss noch mal aufmerksam durch und achten Sie vor allem auf Rechtschreibfehler. Verwenden Sie ein Rechtschreibprogramm oder lassen Sie den Brief von einer Person aus Ihrem Umfeld gegenlesen.

Quelle: op-online.de

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